pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi

pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi


Ancaman-ancaman atas SIA
Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :
Kebakaran atau panas yang berlebihan
Banjir, gempa bumi
Badai angin, dan perang
Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :
Kegagalan hardware
Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.
Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.
Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :
Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia
Kesalahan tidak disengaja karen teledor
Kehilangan atau salah meletakkan
Kesalahan logika
Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan
Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :
sabotase
Penipuan komputer
Penggelapan
Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?
Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.
WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.
Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian
Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Apakah pengendalian manajemen itu ?
Pengendalian manajemen encompasses the following three features:
It is an integral part of management responsibilities.
It is designed to reduce errors, irregularities, and achieve organizational goals.
It is personnel-oriented and seeks to help employees attain company goals.
Klasifikasi pengendalian internal
Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini:
Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif
Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi
Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi.
Pengendalian Input, proses, dan output.
The Foreign Corrupt Practices Act
Pada tahun 1977, gelombang keterkejutan berkumandang di seluruh profesi akuntansi ketika kongres memasukkan bahasa dari standar AICPA ke dalam Foreign Corrupt Practices Act.
Tujuan utama dari undang-undang ini adalah mencegah penyuapan atas para pejabat luar negeri untuk mendapatkan bisnis.
Akan tetapi, pengaruh yang siknifikan dari undang-undang ini membutuhkan kerja sama untuk memelihara sistem pengendalian internal akuntansi yang baik.
Committee of Sponsoring Organizations
The Committee of Sponsoring Organizations (COSO) adalah kelompok sektor swasta yang terdiri dari 5 organisasi, antara lain :
American Accounting Association
American Institute of Certified Public Accountants
Institute of Internal Auditors
Institute of Management Accountants
Financial Executives Institute
Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk mengembangkan definisi pengendalian internal dan memberikan petunjuk untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal.
Laporan tersebut telah diterima secara luas sebagai ketentuan dalam pengendalian internal.
Penelitian COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut :
Efektifitas dan efisiensi operasional organisasi
Keandalan pelaporan keuangan
Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku
Lima komponen model pengendalian internal COSO yang saling berhubungan
Lingkungan pengendalian
Aktivitas pengendalian
Penilaian resiko
Informasi dan komunikasi
Pengawasan (Monitoring)
Penelitian oleh Information Systems Audit and Control Foundation
Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF) mengembangkan Control Objectives for Information and related Technology (COBIT).
COBIT, yang mengkosolidasi standar dari 36 sumber berbeda ke dalam satu kerangka, memiliki dampak yang besar atas profesi sistem informasi.
Kerangka tersebut menangani isu pengendalian berdasarkan 3 poin atau dimensi yang menguntungkan, yaitu :
Information Systems Audit and Control Foundation
Tujuan bisnis. Untuk memenuhi tujuan bisnis, Informasi harus sesuai dengan kriteria yang disebut COBIT sebagai persyaratan bisnis atas informasi.
Sumber daya-sumber-daya IT, yang termasuk didalamnya adalah orang, sistem aplikasi, teknologi, fasilitas, dan data.

Proses IT, yang dipecah ke dalam empat bidang, yaitu: perencanaan dan organisasi, proses perolehan dan implementasi, pengiriman dan pendukung, serta pengawasan.
Lingkungan Pengendalian
Komponen pertama dari model pengendalian internal COSO adalah : lingkungan pengendalian.
Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :
o Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
o Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
o Struktur organisasional
o Badan audit dewan komisaris
o Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
o Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
o Pengaruh-pengaruh eksternal
Aktivitas Pengendalian

Komponen kedua dari model pengendalian internal COSO adalah kegiatan-kegiatan pengendalian.
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :
o Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
o Pemisahan tugas
o Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
o Penjagaan aset dan catatan yang memadai
o Pemeriksaan independen atas kinerja
Otorisasi Transaksi dan Kegiatan yang Memadai

Authorization is the empowerment management gives employees to perform activities and make decisions.

Digital signature or fingerprint is a means of signing a document with a piece of data that cannot be forged.
Specific authorization is the granting of authorization by management for certain activities or transactions.

Pemisahan Tugas

Pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak.
Seorang pegawai seharusnya tidak berada dalam posisi untuk melakukan penipuan dan menyembunyikan penipuan atau kesalaha yang tidak disengaja.

Pemisahan Tugas,Fungsi-Fungsi Pencatatan,Mempersiapkan dokumen sumber,Memelihara catatan jurnal,Mempersiapkan rekonsiliasi,Mempersiapkan laporan kinerja,Fungsi-Fungsi Penyimpanan,Menangani kas, Memelihara tempat penyimpanan persediaan,Menerima cek yang masuk dari Pelanggan, Menerima cek lewat surat Fungsi Otorisasi Menyetujui transaksi dan keputusan.

Apabila dua dari ketiga fungsi tersebut merupakan tanggung jawab satu orang maka akan muncul masalah.
Pemisahan tugas mencegah pegawai dari memalsukan catatan in order to conceal theft of assets entrusted to them.
Prevent authorization of a fictitious or inaccurate transaction as a means of concealing asset thefts.

Pemisahan tugas mencegah pegawai memalsukan catatan untuk menutupi transaksi yang tidak diotorisasi secara layak. Segregation of duties prevents an employee from falsifying records to cover up an inaccurate or false transaction that was inappropriately authorized.

Desain dan Penggunaan Dokumen serta Catatan yang Memadai

Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan.
Dokumen-dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus memiliki ruang untuk otorisasi.

Prosedur-prosedur berikut ini menjaga aset pencurian, penggunaan tanpa otorisasi, dan vandalisme:
o Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif
o Memelihara catatan aset, termasuk informasi, secara akurat
o Membatasi akses secara fisik ke aset
o Melindungi catatan dan dokumen

Penjagaan Aset dan Pencatatan yang Memadai

Apakah yang dapat digunakan untuk mengamankan aset?
o Mesin kas
o Lemari besi, kotak uang
o Kotak pengaman simpanan
o Area penyimpanan tahan api
o Mengendalikan lingkungan
o Pembatasan akses ke ruang komputer, file komputer, dan informasi

Pemeriksaan Independen atas Kinerja

Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian lainnya yang penting.

Berbagai jenis pemeriksaan independen adalah:
o Rekonsiliasi dua rangkaian catatan yang dipelihara secara terpisah
o Perbandingan jumlah aktual dengan yang dicatat
o Pembukuan berpasangan
o Jumlah total batch

Terdapat lima jumlah total batch yang dipergunakan dalam sistem komputer, yaitu :
o Jumlah total keuangan.
o Jumlah total lain-lain adalah jumlah field yang biasanya tidak ditambahkan.

Pemeriksaan Independen atas Kinerja

o Jumlah catatan adalah jumlah dokumen yang diproses.
o Jumlah baris adalah jumlah baris data yang dimasukkan.
o Uji kesesuaian baris dan kolom. Banyak lembar kerja yang memiliki jumlah total baris dan kolom. Uji ini akan membandingkan jumlah total dari setiap jumlah dalam baris, dengan jumlah total dari setiap jumlah dalam kolom, untuk memeriksa apakah jumlah mereka sama.

Penilaian Resiko

Komponen ketiga dari model pengendalian internal COSO adalah Penilaian resiko.
Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :
o strategis — melakukan hal yang salah
o Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah
o Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat
o informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, taitu :
o Pemilihan teknologi yang tidak sesuai
o Akses sistem yang tidak diotorisasi
o Penyadapan transmisi data
o Hilangnya integritas data

* Transaksi yang tidak lengkap
* Kegagalan sistem
* Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

* Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris
* Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

Perkiraan Biaya dan Manfaat

* Tidak ada sistem pengendalian internal yang dapat menyediakan perlindungan anti penipuan terhadap seluruh ancaman dalam pengendalian internal.
* Biaya atas sistem anti penipuan akan menjadi halangan.
* Salah satu cara untuk menghitung manfaat melibatkan perkiraan kerugian ( expected loss).
* Manfaat dari sebuah prosedur pengendalian internal adalah berbeda antara perkiraan kerugian dengan prosedur pengendalian dan tanpa perkiraan kerugian tersebut.

Perkiraan kerugian = resiko Ũ penyingkapan

Informasi dan Komunikasi

* Komponen keempat dari model pengendalian internal COSO adalah informasi dan komunikasi .

Informasi dan Komunikasi

* Akuntan harus memahami berikut ini :
o Bagaimana transaksi diawali
o Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
o Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
o Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
o Bagaimana informasi dilaporkan

* Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
* Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.